內(nèi)部文件銷毀流程規(guī)定是什么（文件保存年限及銷毀辦法）

我們對文件的管理一定要重視，涉密文件不能由個(gè)人私自保存和處理，應(yīng)在保密室集中妥善保存，涉密文件保管時(shí)應(yīng)注意，嚴(yán)禁對涉密文件違規(guī)復(fù)印和拍照，借閱涉密文件時(shí)，應(yīng)在涉密文件顯眼處加蓋嚴(yán)禁復(fù)印拍照的公章，并告知借閱人不得擅自復(fù)印或拍照，機(jī)關(guān)單位可以按照有關(guān)涉密載體銷毀要求對到期后不再使用的密件進(jìn)行銷毀，銷毀涉密文件資料必須做好文件的清點(diǎn)工作，在名冊中注明文件名稱、文號、涉密編號等信息。

經(jīng)過批準(zhǔn)

銷毀涉密文件資料應(yīng)經(jīng)過本機(jī)關(guān)、單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀涉密文件資料。

手續(xù)完備

銷毀涉密文件資料應(yīng)當(dāng)履行清點(diǎn)、登記手續(xù)。

場所合格

銷毀工作應(yīng)當(dāng)在保密工作部門指定的銷毀單位進(jìn)行，嚴(yán)禁涉密文件資料流入舊貨市場、再生資源集散市場等場所。

保存記錄

分發(fā)、領(lǐng)取、使用、清退、銷毀涉密文件資料的原始紀(jì)錄，應(yīng)長期保存?zhèn)洳?，不得隨涉密文件資料一同銷毀。

銷毀秘密載體時(shí),應(yīng)當(dāng)有有關(guān)人員在場監(jiān)銷,并由監(jiān)銷人員和銷毀人員共同簽名,禁止將秘密載體當(dāng)作廢品出售，秘密載體必須移交指定的涉密載體單位銷毀，另分發(fā)、領(lǐng)取、使用、清退、銷毀涉密文件資料的原始紀(jì)錄，應(yīng)長期保存?zhèn)洳椋坏秒S涉密文件資料一同銷毀，涉密文件的清退和銷毀工作是涉密文件管理的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)現(xiàn)行保密法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，按照發(fā)文機(jī)關(guān)和文件密級不同，機(jī)關(guān)單位對收到的密件有清退和銷毀兩種處理方式。

負(fù)有組織清退銷毀職責(zé)的部門應(yīng)當(dāng)建立健全文件清退和銷毀制度，定期進(jìn)行文件清退和銷毀，清退涉密文件資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)、徹底，并嚴(yán)格履行手續(xù)，為進(jìn)一步加強(qiáng)涉密文件、資料的保密管理，扎實(shí)筑牢各項(xiàng)保密工作安全防線，嚴(yán)防各類失泄密事件的發(fā)生，銷毀文件的名稱、文號、密級、發(fā)文部門等信息進(jìn)行了一一整理，匯總造冊、密封裝袋，這些都是文件銷毀的一些小常識，我們在進(jìn)行文件銷毀的時(shí)候一定要注意。

內(nèi)部文件銷毀流程規(guī)定是什么？

隨著經(jīng)濟(jì)的增長，社會的進(jìn)步，過期檔案的保密性及安全性也受到企業(yè)和單位更多的關(guān)注，所以對于各種各樣的涉密載體的處理也隨之變得重視，如何對檔案進(jìn)行合理銷毀變成了人們比較關(guān)注的問題。

一、銷毀文件檔案的方式：

1. 物理粉碎:通過碎紙機(jī)或類似裝置使物料破碎成條狀或顆粒。

2. 電子消磁:用強(qiáng)磁鐵永久消除磁介質(zhì)的數(shù)據(jù)。(弊端：專業(yè)機(jī)構(gòu)可恢復(fù)) 。

3、物理破碎:“機(jī)械銷毀”，不斷剪切成越來越小件物品，直到無法識別和成為混合的廢料。

4、紙張熔漿再生；將廢舊的紙?jiān)俅稳蹫榧垵{，再造新紙。

5、無害化焚燒，安全性保密性最高。

二、文件檔案的銷毀流程：

1. 準(zhǔn)備銷毀的檔案，在批準(zhǔn)前須單獨(dú)系統(tǒng)保管，以便審批時(shí)可以進(jìn)行備查。

2. 批準(zhǔn)之后須要將待銷毀的檔案送到有資質(zhì)的造紙廠化為紙漿或焚毀。

3. 銷毀檔案時(shí)須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷， 直至檔案確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”的字樣和銷毀的日期，并簽字以示負(fù)責(zé)。

4. 檔案銷毀后要在有關(guān)目錄上注銷，并在各種統(tǒng)計(jì)臺賬上注明。

5.文檔銷毀完畢后，開具銷毀報(bào)告，提供視頻照片。

三、檔案銷毀時(shí)需要注意的事項(xiàng)：

1. 認(rèn)真執(zhí)行檔案銷毀的原則，堅(jiān)持檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案保管期限表規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

2. 檔案銷毀前，需要經(jīng)過檔案銷毀鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組對其準(zhǔn)備銷毀的檔案銷毀清冊，認(rèn)真核對檔案，確認(rèn)無誤，方可進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。

由于多數(shù)企業(yè)保密意識薄弱，把企業(yè)堆積的紙質(zhì)文件簡單處理，賣到廢品收購站甚至直接扔到垃圾堆。收集處理廢舊紙質(zhì)文件，可以了解企業(yè)很多重要甚至涉密信息。紙質(zhì)文件蘊(yùn)含企業(yè)商業(yè)秘密，需要安全銷毀處理。所以需要經(jīng)過專業(yè)的處理，消除企業(yè)堆積的眾多紙質(zhì)文件的泄密安全隱患，確保商業(yè)秘密的安全。

文件保存年限及銷毀辦法？

一：文件銷毀制度

1、立即清點(diǎn)待密閉銷毀的文件，登記造冊;

2、將文件撤出市場，并通知生產(chǎn)企業(yè)或供貨方;

3、對有設(shè)計(jì)重要商業(yè)信息，個(gè)人信息的數(shù)據(jù)文件交由有關(guān)部門進(jìn)行無害化處理或銷毀;

4、全程視頻打包，運(yùn)載，卸載，銷毀滲入每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保信息安全，防止文件遺失，造成企業(yè)單位，個(gè)人的隱私安全;

文件銷毀過程做好銷毀記錄,包括銷毀的品種和數(shù)量,銷毀時(shí)間、原因、方式,銷毀經(jīng)辦人、證明人、負(fù)責(zé)人等內(nèi)容。銷毀過程需要兩人在場監(jiān)督，銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某日已銷毀并簽名蓋章。 銷毀記錄保存期限不得少于兩年。銷毀過程應(yīng)當(dāng)視頻錄像,視頻錄像資料保存時(shí)間應(yīng)當(dāng)不少于三十天。

二、文件銷毀方法有三種：

①焚燒處理；②溶融制漿；③機(jī)械粉碎；三種銷毀方式

焚燒處理：

使用焚燒爐將紙質(zhì)文件資料進(jìn)行燒毀(需要尋找專門的焚燒站)；優(yōu)勢：銷毀最為徹底、保密性最高；弊端：增加溫室效應(yīng)（二氧化碳）。

溶融制漿：

采用特殊液體，浸泡、腐蝕、溶解文檔文件為紙漿， 再造新紙；優(yōu)勢：環(huán)保，利于資源循環(huán)利用；弊端：紙漿周期長。

機(jī)械粉碎：

將文件檔案通過機(jī)械齒輪、撕咬、研磨、切割成小碎片或條狀，使之無法識別讀取原文本文字；較前兩種綜合性強(qiáng)，既環(huán)保又高效，費(fèi)用低。大型機(jī)器每天能處理約20噸。是目前我國乃至國際流行的紙張文件銷毀方法。